Вы, наверное, слышали это хотя бы раз от доброжелательного и чрезмерно восторженного мотивационного оратора: работайте умнее, а не усерднее! «Конечно, конечно – всё правильно, – думаете вы, – но как мне это сделать?»
Изменение способа подхода к работе может вызывать чувство подобное тому, которое возникает при изучении нового языка – подавляющего чувства, если не сказать больше. Вы понимаете, что это принесёт пользу в долгосрочной перспективе, но работа кажется такой… большой, что становится проблемой, с чего начать.
К счастью для вас, мы составили небольшой список простых в использовании советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать свой день, работая умнее, а не усерднее.
Как работать умнее, а не усерднее: 10 советов
-
Познайте себя
Не собираюсь лгать – когда я сел писать эту статью (в первый раз…), я вытащил свой компьютер около 20:30 и долго смотрел на подсказку, не набрав ни единого слова. В конце концов, я просто решил прекратить это, но, когда я первым делом открыл задачи утром, мне показалось, что мой мозг охватили сотни идей.
Независимо от того, являетесь ли вы утренней птицей (как я) или совой (как моя супруга), вам нужно работать над своими самыми трудоёмкими задачами, когда ваш мозг находится на пике. Это может означать, что ваш график отклоняется от того, что считается «традиционным», но, если он вам подходит большо, только это имеет значение!
-
Избавьтесь от беспорядка
У всех нас был этот коллега – тот, у которого стопки на стопках на стопках бумаг, сложенных вокруг компьютера, и липкие заметки, разбросанные по пробковой доске и полу вокруг мусорного бака. Наличие физически загроможденного рабочего места никак не повышает вашу способность работать быстро и эффективно.
Точно так же загроможденная виртуальная рабочая станция (с тысячами открытых вкладок и рабочим столом, покрытым программами и файлами) может вызывать ненужный стресс и панику. Проведите исследование и определите организационную систему, которая поможет вам избавиться от беспорядка на работе и освободить немного умственного пространства.
-
Делайте законные перерывы
Вы помните дни, когда вам приходилось искать место с телефоном, чтобы позвонить, и ждать целых две минуты, пока включится интернет-модем? В наши дни у нас под рукой так много технологий и скорости, что «быть занятым» иногда приравнивается к «продуктивности».
Один из лучших способов работать умнее, а не усерднее – это сделать настоящий перерыв! Это означает, что вы вывешивает на дверь табличку «Не беспокоить» и не делаете никаких исключений. Установите таймер на пять или десять минут каждые два часа, когда вы опускаете голову, чтобы вздремнуть, совершаете короткую прогулку на улице или читаете несколько глав книги, и вы будете поражены тем, насколько хорошо вы сможете сосредоточиться после этого.
Ещё один совет от профессионала: хотя возиться с телефоном может показаться расслабляющим действием, лучший способ использовать эти перерывы – полностью избегать использования технологий. Позвонить маме или написать другу можно, но ответ на личные электронные письма, просмотр социальных сетей или просмотр веб-сайтов лучше отложить на обеденный перерыв.
-
Передайте на аутсорсинг самые мелкие задачи
Сколько времени вы тратите, отвечая на электронные письма, планируя встречи и публикуя обновления в социальных сетях? Сравните это со временем, которое вы тратите на основные виды деятельности, которые повышают ценность вашего бизнеса. Проблема с «делать всё» заключается в том, что у вас меньше возможностей сосредоточиться на новых идеях и стратегиях. В предпринимательстве время – деньги, поэтому лучше отдать на аутсорсинг повторяющиеся или наименее важные для ваших целей задачи.
Представьте, что вы являетесь предпринимателем в области электронной коммерции и вам необходимо обновить списки продуктов. Вы можете нанять виртуального помощника или тратить целые дни на настройку названий продуктов, изменение цен и т.д. Выполнение последнего – это то, что вы бы назвали работой усерднее, а не умнее. Аутсорсинг сэкономит вам время и деньги на выполнении рутинных задач, поэтому вы можете сосредоточиться на общих вещах, которые помогут продвинуть ваш бизнес вперёд.
-
Настройте свои инструменты
Фредерик Тейлор, один известный промышленный инженер, который работал в Bethlehem Steel в 1909 году, обнаружил, что рабочие увеличили производительность в четыре раза, просто изменив размер своих лопат в зависимости от материала, который они черпали.
Точно так же вам нужно использовать правильные инструменты для вашего бизнеса. Начните с приобретения высококачественной мыши, клавиатуры, веб-камеры (если вы проводите видеоконференции) и наушников. Трата времени на возню с дешевыми технологиями просто съедает ваш день, поэтому исследуйте, чтобы найти технологию, которая будет соответствовать вашим потребностям. Вы также должны носить с собой удлинитель, куда бы вы ни пошли, чтобы вам не пришлось искать несколько розеток.
Если вам сложно оставлять заметки и идеи, разбросанные по разным блокнотам и стикерам, подумайте о приобретении тонкого и легкого цифрового блокнота, который автоматически отправляет ваши заметки в облако. Он по-прежнему даст вам ощущение бумаги и карандаша, но сэкономит время на расшифровку или сканирование заметок позже.
Всегда имейте отдельную физическую резервную копию своих файлов – просто в качестве меры предосторожности. Облачные диски выходят из строя, и иногда не работает Интернет, поэтому наличие физической резервной копии может сэкономить ваше время и дать вам душевное спокойствие. Ещё один способ работать умнее, а не усерднее.
-
Рассмотрите возможность группировки задач
Я был рабом многозадачности. Мои списки дел состояли из различных небольших задач, которые заставляли меня переключаться между повседневными делами. Так, например, я мог написать описание продукта, затем взять свой телефон, чтобы обновить Instagram, затем перейти на страницу заказов, чтобы управлять новыми заказами. Но, сплоченности не было, так как я постоянно переключал внимание с одной задачи на другую.
Всё стало проще после того, как я обнаружил один простой трюк: группируя свои задачи, я могу делать больше – быстро и эффективно. Если вы не знакомы с пакетной обработкой, это процесс группирования похожих задач вместе.
Например, допустим, вы пишете подписи в Instagram. Вместо того, чтобы писать одну подпись, интегрировать её в сообщение и публиковать, вы должны написать подписи для 10-20 сообщений за один раз, а затем запланировать их публикацию в определенное время. Пакетная обработка помогает сосредоточиться на одной задаче и выполнять её эффективно, не отвлекаясь. Таким образом, вы сможете работать умнее, а не усерднее.
-
Используйте приложения
Некоторые из крупнейших имён в предпринимательском мире заработали состояния, выискивая небольшие перспективные идеи, которые сделают их жизнь проще. Билл Гейтс, например, купил DOS (которая стала операционной системой для Microsoft) за скромные 50 000 долларов, поэтому ему не пришлось писать её с нуля.
Возможно, у вас нет 50К, чтобы купить готовый проект, но вы можете следить за новыми и обновленными приложениями, которые сделают вашу жизнь проще. Некоторые приложения, которые особенно полезны для предпринимателя, включают Evernote (приложение для создания заметок), Insightly (приложение для делегирования и задач), Basecamp (приложение для управления временем), приложения для сканирования, Pocket (приложение для создания закладок) и Яндекс.Диск (приложение для безопасного обмена файлами).
Многие из этих приложений имеют урезанную пробную версию, но даже плата за подписку ничто по сравнению с количеством времени и энергии, которые эти приложения могут сэкономить вам. Чтобы быть в курсе новых приложений и обновлений, установите на телефоне напоминание о поиске «лучших приложений для предпринимателя» в любимой поисковой системе. Крупные компании постоянно обновляют свои рекомендации по приложениям, что экономит вам время на самостоятельные исследования.
-
Чаще говорите «нет»
Если вы хоть немного похожи на меня, то вы, вероятно, заставляете себя делать то, на что у вас просто нет времени. Если вы хотите работать умнее, остановитесь! Потому что, если вы постоянно говорите «да» другим, вы, скорее всего, попытаетесь выполнить их просьбы, нарушите свой график и выгорите. Научитесь говорить «нет» и сэкономьте много времени, которое вы сможете потратить на что-то действительно важное для вас и вашего бизнеса.
Как можно сказать «нет», не обидев другого человека? Прежде чем нажать кнопку отправки в электронном письме, дайте твердый, но решительный ответ. Например, вы можете сказать что-то вроде: «Приятно слышать Вас. К сожалению, в моём расписании недостаточно места для выполнения вашего запроса». Кроме того, не стесняйтесь выдвигать пару предложений о том, как они могут эффективно выполнить задачу без вашей помощи (так вы будете выглядеть как «эффективный решатель проблем»).
Совет: если вы всё ещё хотите помочь людям, опубликуйте обновление статуса, в котором объявите, что они могут обращаться к вам в определенное время один или два раза в месяц. Таким образом, вы можете достичь статуса полезного человека как в профессиональном, так и в личном кругу. В то же время вы избегаете ненужных отвлекающих факторов, которые истощают вашу энергию и мешают вашему распорядку дня.
-
Сделайте паузу и подумайте
Это может показаться контрпродуктивным, но пауза – один из моих любимых способов разумной работы. Я считаю, что когда я отхожу от повседневной рутины, я могу задуматься о своём прогрессе. Это даёт мне возможность определить, где я могу улучшить и что мне следует делать, чтобы продвигаться в профессиональном плане.
Вы можете использовать эту стратегию, если вы много работали, но не добились реального прогресса в достижении своих целей:
- Уйдите в отпуск
- Примите новое хобби
- Сделайте запись в дневнике
-
Не переживайте из-за мелочей
Мой последний совет – убрать маленькие неприятности жизни. Когда что-то мелкое угрожает вашей продуктивности, подумайте о том, что неудобства возникают у всех. Поэтому вместо того, чтобы волноваться и вздыхать, постарайтесь улыбнуться и вынести неприятности.
Кто-то подрезал вас в очереди в супермаркет? Улыбайтесь и ведите себя так, как будто это неважно. Если вы подождёте несколько дополнительных минут, это не должно иметь большого значения для вашей жизни. Отпустите мелочи и сосредоточьтесь на том, что действительно важно, например, на своём бизнесе, здоровье и финансовом благополучии.
Что делать, если вы не можете избавиться от разочарования или негатива? Найдите минутку, чтобы отойти и очистить свои мысли. Если вы дома, попробуйте заняться расслабляющим делом, которое не даст вам задуматься о вещах, которые вызывают у вас стресс.
Заключение – как работать по-умному
Когда дело доходит до работы, может показаться заманчивым поторопиться и быстро выполнить план, но есть гораздо лучшие способы добиться своей цели. Когда вы начнёте работать умнее, а не усерднее, ваша повседневная продуктивность значительно возрастёт.
Используйте эти десять стратегий, которые помогут вам в бизнесе, жизни и побочных проектах. Момент, когда вы применяете более разумные методы работы, – это момент, когда вы решаете стать более эффективными.
