Начало работы с организацией вашего времени и задач – путь к порядку

Я очень люблю отслеживать свои задачи и то, что мне нужно сделать. Я делаю это потому, что мне нужно выбросить эти вещи из головы – где они отвлекают меня и мешают сосредоточиться, – в какую-то надежную систему, где, как я знаю, они будут ждать меня позже.

Снова и снова в своей жизни я обнаруживал, что отвлечение на вещи, которые мне нужно запомнить, забвение вещей, которые мне нужно сделать, и пропуск встреч стоили мне времени, денег, отношений и возможностей, и по мере того, как моя жизнь стала больше и с годами более наполненный, мне пришлось постепенно развивать свои системы и методы для выполнения этих задач.

Поскольку я уже писал об этом, я иногда получаю вопросы от людей, которые никогда не делали ничего подобного. Идея появилась в их жизни только недавно, потому что они забыли сделать что-то важное, пропустили встречу или что-то в этом роде.

В этой статье я хотел бы поделиться с вами 8 абсолютно важными шагами, которые каждый должен освоить, чтобы быть эффективным и продуктивным.

Как организовать своё время и задачи

Начните с бумаги

Первое, с чего следует начать, когда дело доходит до организации своего времени и задач, – это бумага. Бумага произвольная. Бумага не выйдет из строя, если ваше устройство не заряжено или питание отключено. Бумага почти бесконечна – всегда есть другая страница. Она идеально подходит для начала работы со всем этим. К тому же, если вы попробуете это сделать, и у вас ничего не получится, значит, вы действительно вложили не больше, чем стоимость нескольких листов бумаги.

Достаньте чистый лист бумаги. Он может быть как на подкладке, так и без подкладки. Это может быть миллиметровая бумага. Я просто предлагаю не иметь отвлекающего фона или узора. Наверное, лучше, если это будет в записной книжке, но это не обязательно.

Вместе с этим возьмите ручку или хороший карандаш, – что вам нравится, что не растечётся по всей странице и не будет мешать вам писать.

Выкладка мыслей на бумагу

Я имею в виду, что вы должны просто начать записывать всё, что вам нужно делать или помнить в будущем. Всё! Каждая задача, которую нужно выполнить. Каждая встреча у вас в будущем. Всё это! Поместите по пункту в каждую строку и напишите достаточно информации, чтобы потом было легко вспомнить, что вы описываете.

Сначала ваши дела будут сосредоточены на следующей неделе или двух, потому что эти задачи находятся в верхней части вашей головы. Вы будете думать о самых срочных делах, которые нужно сделать, и о встречах, которые появятся в ближайшем будущем. Когда это начнёт проясняться, вы начнёте записывать важные вещи, которые находятся дальше, например, день рождения вашего партнёра или поездку, в которую вы собираетесь через несколько месяцев. Эти вещи тоже важно записывать.

Вы также начнёте замечать, что некоторые вещи, которые вы записываете, довольно большие, но, на самом деле, состоят из множества маленьких кусочков. Например, вы можете записать день рождения вашего партнера, но тогда вы понимаете, что вам нужно достать подарок за несколько дней до этого дня рождения, и, возможно, вы собираетесь запланировать особый обед на этот день. Я обычно называю их «проектами».

Для многих людей многие из этих задач носят профессиональный характер. Для большинства людей я не вижу проблем в сочетании профессиональных и личных дел и встреч. Это то, чем я занимаюсь. Так что включите туда рабочие задачи и предстоящие встречи.

Этот список, вероятно, будет довольно длинным, и это нормально. Это должен быть длинным. Вы должны выбросить из головы все эти задачи и встречи, чтобы они не отвлекали вас и не занимали «мозговое пространство». Вы заметите, что многие задачи, которые вы записываете, имеют несколько черт. С ними часто связана дата: либо срок, когда это должно быть сделано, либо конкретное время, когда это должно быть сделано (например, приём к врачу). С некоторыми из них будет связано определенное местоположение, например, задачи, которые вам, возможно, придётся выполнять в городе.

По мере того, как ваш список становится длиннее, он может стать полезным для поиска способов «группировать» вещи, имеющие общие черты. Поначалу вы, вероятно, обратите внимание на срок и дату встречи. Самый простой способ справиться с этим – использовать систему подсветки. Простой способ сделать это – просматривать список каждое утро и выделять всё, что нужно сделать сегодня. На данном этапе не слишком беспокойтесь об организации. Для большинства людей использование организационных инструментов не так уж и полезно, особенно поначалу.

Лично я впервые начал записывать свои дела в блокноте, когда учился в старшей школе. В школе у меня был отдельный 80-страничный блокнот, и я просто начал перечислять все задания и вещи для внеклассных занятий, работу по дому и тому подобное. Я вычеркивал вещи, как я их делал, и писал новые, когда они появлялись.

Примерно через год я начал добавлять в начало каждого элемента отдельный столбец, в котором я указывал время и дату, когда он должен был быть выполнен. Это помогло мне быстро понять, когда мне нужно позаботиться о вещах.

У меня также появилась привычка иногда «дорабатывать» страницы. Если на странице оставалось всего несколько вещей, я копировал все эти вещи на текущую страницу, а затем полностью вычеркивал эту старую страницу, чтобы мне больше не приходилось её смотреть. Всё, что мне нужно было увидеть, всегда было на последних двух или трёх страницах моей записной книжки.

Установите привычку смотреть на то, что вы часто используете

Первое, что делает «список дел» полезным – это привычка часто просматривать его. Вы всегда добавляйте новые вещи, которые необходимо сделать, вычеркивайте то, что уже сделано, и смотрите на них, чтобы понять, о чём вам нужно позаботиться дальше.

Держите его на прикроватной тумбочке и смотрите на него, по крайней мере, каждое утро. В идеале, стоит брать его с собой в течение дня, добавляя вещи по мере того, как они приходят в голову, вычеркивая вещи, когда вы их делаете, и просматривая список, чтобы сделать следующее.

Вы обнаружите, что если вы приобретете привычку часто смотреть на список, он будет восприниматься как продолжение вашего мозга. В своей голове вы перестанете вспоминать, что нужно сделать и предстоящие встречи. Вместо этого вы просто будет знать, что они записаны на бумаге, и больше не будете о них думать. Они не будут появляться в вашей голове, чтобы отвлекать вас, и вы не будете прикладывать мысленных усилий, чтобы их запомнить. Это отличная вещь, и это одно из больших преимуществ перехода на внешнюю систему для отслеживания задач: это позволяет вам больше сосредоточиться на том, что вы делаете, потому что вы тратите меньше энергии на отслеживание всего этого.

Попробуйте бумажный календарь

Когда я вошёл в профессиональную жизнь, начали происходить две вещи. Во-первых, у меня стало намного больше встреч. В университете у меня был установленный график на каждый семестр, и мои встречи вне этого графика были относительно немногочисленными, поэтому было достаточно просто записывать дела в моём списке дел рядом с датой. В первые годы моей профессиональной деятельности количество запланированных встреч и задач резко возросло, как и их сложность.

Итак, следующий шаг, если у вас много встреч, – использование бумажного календаря. В мире существует множество бумажных календарей. Лично я считаю, что чем проще, тем лучше; если они слишком сложны, вам, вероятно, лучше перейти на цифровой инструмент.

Перенесите в календарь всё, что нужно сделать в определенное время. Все ваши запланированные встречи и задачи должны быть там. Я также рекомендую указать сроки выполнения основных проектов, но не ставьте туда все возможные события, иначе это будет просто ошеломляющим. Но такие вещи, как дни рождения и юбилеи, обязательно должны быть там.

Для меня мой календарь часто порождает вещи для моего списка дел. Например, если я смотрю вперёд в своём календаре и вижу приближающийся день рождения, это означает, что я должен добавить задачу в свой список дел, чтобы в ближайшее время достать подарок для этого человека.

Опять же, всё это возвращается к рутине частых проверок. Я знаю, что все мои долгосрочные запланированные дела есть в моем календаре, и все дела, которые мне нужно сделать, находятся в моём списке дел, и я знаю, что эти дела останутся ценными только в том случае, если я запишу их туда. Эта система работает только в том случае, если я часто добавляю что-то (всякий раз, когда я думаю об этом или узнаю об этом) и если я часто проверяю это.

Календарь должен стать очень регулярной частью вашего дня, как и список дел, иначе они будут бесполезны.

В начале своей профессиональной деятельности я использовал бумажный блокнот в качестве списка дел и бумажный календарь, и он хорошо справлялся со всем. Я смотрел на свой список дел и календарь каждое утро, смотрел, что происходило в моём календаре, и добавлял соответствующие дела в свой список дел, а затем сосредотачивался на моём списке дел в течение дня. Добавлял вещи, которые приходили в голову, и вычеркивал вещи, как и раньше.

Для подавляющего большинства людей подобная система справится со всем, что им нужно отслеживать. Я предлагаю переходить на цифровые инструменты только в том случае, если эти вещи не помогают вам, потому что созерцательное преимущество бумаги – огромное преимущество, о котором я говорил ранее – теряется, когда вы переходите к цифровым инструментам, и вы должны придумать способы обойти это.

Используйте цифровой планировщик, когда бумаги слишком много

Когда я сменил род свой деятельности, я начал понимать, что бумажный список дел и бумажный календарь больше не справляются. Это было прекрасно, когда моя жизнь состояла из работы с 9 до 5, моего брака и социальной жизни, но когда я добавил родительство и стал руководителем малого бизнеса, я был ошеломлён. Мой календарь выглядел как поле куриных царапин, а мой список дел расширялся страница за страницей, страница за страницей. Он становился громоздким.

Итак, когда вам следует переходить на цифровые инструменты? Я предлагаю сделать это, когда вы обнаружите, что бумажные решения становятся разочаровывающими и требуют всё больше времени для использования. Например, если ваш полный список дел занимает всего несколько страниц, вам лучше использовать бумагу, но если вы пролистываете 10-15 страниц дел (точка, которой я достиг), система просто не работает.

Вы начинаете тратить значительное количество времени на поиск соответствующих задач, и начинает казаться, что система мешает вам выполнить задачи. Вот и пришло время переходить на цифровые технологии.

Преимущество цифровых инструментов перед бумажными в том, что намного проще вводить задачи и встречи, а затем, позже, сортировать и искать эти задачи и встречи. Практически каждый цифровой инструмент позволяет легко вводить новые задачи и встречи, а затем легко находить эти вещи и рассматривать их с разных сторон. Например, легко увидеть список всего, что нужно сделать через три дня. Многие инструменты идут дальше в этой организации, позволяя вам создавать проекты, добавлять теги к задачам и т.д., что немного усложняет ввод новой задачи, но добавляет тонну ценности при их сортировке и просмотре.

Недостаток цифровых инструментов по сравнению с бумажными инструментами заключается в том, что цифровые инструменты реже заставляют думать, чем бумажные. Когда вы записываете задачи от руки, процесс заставляет вас задуматься над тем, что вы пишете, и это часто показывает вам, стоит ли выполнять задачу или нужно сделать что-то ещё. То, что записано от руки, просто более продумано и действительно полезно.

Моё решение этой головоломки – смотреть, смотреть и ещё раз смотреть. Я трачу меньше времени на ввод вещей в свой календарь и список дел, чем раньше, но я трачу больше времени, просто просматривая свой список дел и свой календарь, чем когда-то в «бумажные дни». Я делаю небольшой ежедневный обзор и гораздо более длинный еженедельный обзор, где я просматриваю всё в моём списке дел и календаре и спрашиваю себя, действительно ли это правильное занятие, действительно ли мне нужно это делать, и так далее. Я также просматриваю каждый текущий проект и спрашиваю себя, что мне нужно сделать дальше, чтобы эта вещь продолжала двигаться вперёд, и хочу ли я продолжать этот проект.

Без этого мой список дел и календарь быстро заполнились бы ненужным мусором. Если вы просто используете его как свалку, не задумываясь о том, действительно ли вы хотите вкладывать в эти вещи время и энергию, список станет огромным, полным мусора и, следовательно, не очень полезным.

Итак, если вы перейдете к цифровым инструментам для календаря и списка дел, я настоятельно рекомендую выработать привычку вдумчиво проверять то, что есть в вашей системе.

В конце концов, я обнаружил, что в свой список дел и календарь я ввожу больше, чем когда-либо, но каждая запись занимает очень мало времени. На самом деле, я не думаю, стоит ли мне это делать, я просто выкидываю это из головы. Каждый день во время обзора я делаю различие между тем, насколько это важно, когда это нужно делать, есть ли более ранние шаги и так далее.

Первые шаги с использованием цифровых инструментов

Прежде всего, о переходе на цифровые инструменты стоит думать, только если у вас есть смартфон. Смартфон необходим для ввода информации и просмотра информации на ходу. Если у вас нет смартфона, придерживайтесь бумаги. Если вы оказались просто заваленными бумажными списками дел и календарями и у вас нет смартфона, вероятно, самое время подумать о том, чтобы его приобрести.

• Если у вас устройство Apple/iOS, я рекомендую стандартные «Напоминания». Это бесплатно, и в нём есть все основные функции, которые вам нужны в цифровом менеджере списков дел. Вы можете быстро ввести задачу, установить срок выполнения, и всё готово. Вы можете создать несколько списков задач, чтобы сгруппировать все задачи, связанные с текущим проектом. Вы даже можете создавать задачи на основе местоположения – то, что вам нужно делать в определенном месте.
• Если у вас устройство Android, опять же я рекомендую стандартный Google Keep. По моему опыту, я обнаружил, что было бы хорошо создавать новую заметку для каждой задачи (чтобыуказать ей срок выполнения) и создавать контрольный список в заметке только в том случае, если это было что-то вроде списка покупок. Затем я просто удалял заметки, пока выполнял задачу.
• В качестве цифрового календаря можно использовать Календарь Яндекса для обеих платформ. Он просто делает всё, что вам нужно от инструмента календаря, плюс вы можете получить к нему доступ через веб-сайт, если находитесь далеко от своего телефона и вам нужно посмотреть на него.

Когда не хватает времени

Ещё одна вещь, о которой я действительно чувствую, что должен здесь поговорить, – это учёт времени.

Учёт времени означает, что вы отслеживаете, как вы проводите своё время, примерно так же, как вы записываете каждый расход, который вы делаете, когда пытаетесь отслеживать, куда ушли ваши деньги при построении бюджета.

Я использую на своём телефоне приложение aTimeLogger. В этом приложении есть несколько отдельных таймеров для разных вещей, которые я делаю в обычный день – письма, чтения и исследований. Я просто нажимаю один раз, чтобы запустить таймер, затем нажимаю ещё раз, чтобы остановить этот таймер. Он отслеживает эти данные, поэтому я могу посмотреть на них позже, проанализировав, как я использовал время в течение недели, месяца или года.

Я делаю это по двум важным причинам. Во-первых, это заставляет меня целенаправленно использовать своё время. Если я запускаю таймер для «письма», тогда я знаю, что мне нужно сосредоточиться на письме, пока я не остановлю этот таймер. Если я начинаю отвлекаться от этого, я останавливаю таймер и понимаю, что переключаюсь на что-то другое.

Во-вторых, это заставило меня стать действительно честным в отношении использования времени, что принесло мне массу преимуществ в моей жизни. С самого начала я решил, что не собираюсь «лгать» этому инструменту, и что он будет отражать, насколько я могу, то, как я трачу время, а это иногда означает, что я должен признать, что я трачу больше времени, чем мне хотелось бы, на совершенно неважные и довольно неприятные вещи, такие как просмотр социальных сетей или бессмысленная игра.

Отчеты, создаваемые этим инструментом, интересны, но они не очень полезны, кроме, возможно, определения того, в какое время дня я работаю лучше всего, и других подобных шаблонов.

Я честно начал с учета времени как с 30-дневной задачи, чтобы попытаться понять, сколько времени я трачу впустую, и я обнаружил, что это действительно меня впечатляет, поэтому я сохранил его и использовал большую часть времени. Я не использую его, когда нахожусь в отпуске или навещаю семью на праздниках, но в «обычные» будние и выходные дни я обычно отслеживаю время.

Опять же, если это покажется интересным, попробуйте. Если это не кажется вам полезным, пропустите.

Если вы делаете что-то одно, начните с бумаги

Выкладывайте всё, что вам нужно сделать и запомнить на лист бумаги или на страницу в блокноте – на несколько листов, если необходимо. По мере того, как на ум приходят новые вещи, добавляйте их. Когда будете выполнять задачи, зачеркивайте их. Переходите к другим средствам организации только в том случае, если вы находите ценность в этой базовой системе, но обнаруживаете в ней определенные проблемы, такие как слишком много задач, которыми нужно управлять, или большое количество встреч.

В конце концов, именно это я и делаю с системами, которые использую сейчас – это просто более сложные версии этой системы, и более сложные инструменты помогают мне справляться с большим количеством задач и информации, с которыми нужно иметь дело.

Но, начните с бумаги. Всё остальное следует из этого.

Удачи!