Оптимизировать время проведения совещаний Коллегиальных органов удалось специалистам из Северо-Кавказского Сбербанка.
Проблема времени совещаний
До недавнего времени заседания коллегиальных органов (Правления, Комитеты, Комиссии и пр.) в Северо-Кавказском Сбербанке часто длились дольше запланированного времени.
Длительные совещания приводили к необходимости перепланирования графиков рабочего дня руководителя. Ряд встреч срывался либо переносился, и это вызывало понятные нарекания со стороны как внутренних, так и внешних клиентов.
Как решили проблему
Тайм-менеджмент призывает нас к эффективному использованию времени и соблюдению сроков. Задумавшись над повышением эффективности заседаний коллегиальных органов управления Сбербанка, сотрудники Управления делами, Управления ПСС и процессов и Управления внедрения и сопровождения автоматизированных систем реализовали инструмент отслеживания регламента совещаний в реальном времени.
Простое приложение MoneyTimer служит для учета и контроля лимита времени отдельных вопросов и общего времени при проведении заседаний коллегиальных органов. С этой целью в него загружается информация о плановом времени рассмотрения каждого вопроса и стоимости одной минуты собрания.
Стоимость минуты рассчитывается сотрудниками Финансового управления по списку участников заседания постоянных коллегиальных органов по данным об их фактических должностных окладах с учетом премиальных выплат по нормативным коэффициентам квартального и годового премирования и отчислений страховых взносов во внебюджетные фонды.
Данные в MoneyTimer поступают в консолидированном виде, общей цифрой. Такой подход позволяет рассчитать стоимость проведения совещаний, не нарушая конфиденциальности данных. MoneyTimer установили на компьютеры в залах проведения совещаний коллегиальных органов. Управляет его работой секретарь мероприятия.
Во время начала обсуждения очередного вопроса секретарь выбирает нужный вопрос из списка или создает его, после чего нажимает кнопку «Запустить» и выводит окно на экран.
Таким образом, во время обсуждения участники могут отслеживать стоимость рассмотрения каждого вопроса. После завершения таймер выдает протокол: плановое время, фактическое время, сумма расходов и сумма экономии.
Что дала оптимизация времени совещания
Созданный продукт позволяет мотивировать членов коллегиального органа в модной сейчас игровой форме посредством включения «денежного счетчика» за перерасход времени по вопросу.
До внедрения MoneyTimer заседание Правления Сбербанка (2 основных вопроса и 30 хозяйственных вопросов) занимало в среднем 6 часов при плане 5 часов. После внедрения – 3 часа при плане 4 часа.
