В чем проблема с контролем поручений
В ходе рабочего процесса на разных уровнях формируются поручения, задачи, регулярное планирование деятельности. По результатам каждой активности создается отдельный список задач.
В таких условиях много рабочего времени тратится на поиск задачи в различных протоколах, сложно контролировать статус каждого поручения и нагрузку подчиненных.
В Восточно-Сибирском Сбербанке существовало более 15 различных планов мероприятий, содержащих взаимосвязанные поручения. Каждому руководителю розничного блока (более 50 руководителей) приходилось контролировать поступающие ему поручения в каждом из этих планов, что увеличивало их трудозатраты.
К чему это приводит
При назначении задач может возникать неравномерная нагрузка на сотрудников, высока вероятность невыполнения задачи в срок из-за потери ее из поля зрения, возникновение переработки из-за дублирования одного и того же поручения в разных планах.
Как решили проблему контроля поручений в Сбербанке
После анализа требований Розничного блока к процессу ИТ-специалистами Восточно-Сибирского Сбербанка был разработан специальный инструмент с веб-интерфейсом «Бизнес журнал», позволяющий всем руководителям и сотрудникам Розничного блока:
- осуществлять просмотр, создание, редактирование и делегирование поручений;
- ускорить и упростить процесс заполнения данных с использованием встроенной справочной системы;
- загружать кадровые данные посредством интеграции с Active Directory;
- формировать разнообразные отчеты при помощи гибкой системы фильтрации поручений, например, о поручениях, сгенерированных в результате Бизнес-ревью, о просроченных поручениях или статусе поручений, находящихся в работе у конкретного исполнителя на текущий момент;
- импортировать/экспортировать данные из/в Excel, используя библиотеки OpenXML 2.5 (использование пакета MS Office не требуется);
- своевременно получать оповещения при изменении статуса поручений.
Что в итоге
В итоге руководитель получил удобный инструмент, который экономит время на учет и контроль за поручениями. А сотрудник получает напоминание о «горящих» поручениях, более равномерную нагрузку и отсутствие дублирования поручений. За 2 месяца с помощью данного инструмента обработано 12000 поручений.
Потенциальный экономический эффект от тиражирования идеи только в Розничном блоке Восточно-Сибирского Сбербанка составляет более 5 млн. рублей.
