В Байкальском Сбербанке оптимизировали приём и обработку заявок на кредит

Вопрос оптимизации деятельности Центров оперативной поддержки продаж Сбербанка сейчас очень актуален для многих территориальных банков. Совсем недавно на лучшей практикой делился Юго-Западный банк.

Сегодня своим опытом оптимизации процесса приема и обработки кредитных заявок в ЦОПП поделится Байкальский Сбербанк.

В чем проблема обработки кредитных заявок

В связи с отсутствием централизованного программного обеспечения в Центре оперативной поддержки продаж Байкальского Сбербанка распределение и контроль за исполнением поступающих кредитных заявок осуществлялся вручную.

Журнал регистрации входящих кредитных заявок велся в файле MS Excel и сотрудники ЦОПП ежедневно тратили на его заполнение до 487 минут в день.

Сам процесс выглядел так:

1. Сотрудник внутреннего структурного подразделения после оформления кредитной заявки выкладывал пакет документов на ресурс ЦОПП.
2. Выделенный сотрудник ЦОПП забирал пакет документов с ресурса и вводил в журнал информацию о поступившей заявке.
3. Выделенный сотрудник ЦОПП распределял заявки между сотрудниками ЦОПП.
4. Сотрудники ЦОПП вводили информацию по заявкам в АС TransactSM.
5. Выделенный сотрудник ЦОПП актуализировал статусы заявок в журнале Excel из АС TransactSM.

Помимо высокой доли ручного труда, процесс имел следующие недостатки:

1. Ручное определение приоритетов в обработке заявок часто приводило к их нарушению.
2. Ведение журнала регистрации кредитных заявок в формате .xls приводило к регулярным проблемам, связанным с необходимостью одновременного доступа к нему большого количества сотрудников.
3. Отсутствие регулярной и оперативной статистической информации на уровне руководителя ЦОПП и менеджера по координации деятельности ЦОПП.

Как решили проблему обработки кредитных заявок

Для решения описанных проблем команда из сотрудников УВиСАС и УПиО-ВСП ББ Евгения Древса, Дмитрия Козлова и Анны Наумовой разработали и успешно внедрили ПО «Журнал регистрации входящих кредитных заявок ЦОПП» (далее ПО «ЦОПП»). Данное ПО разработано с использованием скриптового языка PHP и базы данных MySQL.

Теперь процесс стал значительно короче:

1. Сотрудник ВСП регистрирует заявку в ПО «ЦОПП» и прикрепляет пакет документов.
2. Сотрудник ЦОПП начинает обработку заявки в ПО «ЦОПП» и вводит информацию в АС TransactSM.
3. Сотрудник ЦОПП по решению андеррайтера закрывает заявку. Инициатору на почту приходит уведомление о решении кредитной заявки.

Отличительные черты нового процесса:

• Заявки принимаются сотрудниками ЦОПП самостоятельно. Нет необходимости их распределять вручную;
• Многопользовательская работа с журналом регистрации заявок. Журнал регистрации заявок на 80% заполняется автоматически;
• Возможность оперативного мониторинга со стороны руководителя ЦОПП/менеджера по координации деятельности ЦОПП текущей ситуации по заявкам: количество заявок, не принятых в работу, производительность на конкретный момент времени, время принятия заявок в работу и т.д.

Что в итоге

Внедрение ПО «ЦОПП» в Байкальском Сбербанке позволило:

1. Минимизировать долю ручного труда работников ЦОПП, связанную с регистрацией, распределением и контролем исполнения кредитных заявок.
2. Исключить нарушение сроков и приоритетов в обработке поступающих кредитных заявок. Время процесса сократилось на 42%.

Подтвержденный Финансовым управлением эффект превысил 3,2 млн руб. Разработка Байкальского банка тиражирована в Северный и Дальневосточный территориальные банки Сбербанка.